Ä1 zu SÄA4: Finanzordnung

Finanzordnung der GRÜNEN JUGEND München

§ 1 Allgemeines

(1) Diese Finanzordnung regelt die Grundsätze der Haushalts-, Kassen- und Vermögensführung der GRÜNEN JUGEND München. Sie ergänzt die Satzung der GRÜNEN JUGEND München.

(2) Die GRÜNE JUGEND München wirtschaftet nach den Prinzipien der Sparsamkeit, Nachhaltigkeit, Solidarität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

(3) Finanzmittel der GRÜNEN JUGEND München dürfen ausschließlich für die in der Satzung bestimmten Aufgaben und Zielsetzungen und im Rahmen der Beschlüsse der zuständigen Organe verwendet werden.

(4) Mitglieder, die über eine Ausgabe oder einen Vertrag entscheiden, dürfen nicht alleine über eine Angelegenheit entscheiden, bei der sie selbst oder ihnen nahestehende Personen wirtschaftlich unmittelbar begünstigt werden. Solche Interessenkonflikte sind gegenüber dem zuständigen Organ offenzulegen. Betroffene Personen nehmen an der entsprechenden Entscheidung nicht teil, soweit dies zur Vermeidung eines Interessenkonflikts erforderlich ist.

(5) Die Erstattung von Aufwendungen ist nur zulässig, wenn diese im Interesse der GRÜNEN JUGEND München entstanden und nachgewiesen sind.

(6) Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 2 Zuständigkeiten

(1) Für die ordnungsgemäße Kassen-, Buch- und Haushaltsführung ist der Vorstand der GRÜNEN JUGEND München verantwortlich. Innerhalb des Vorstands sind hierfür der*die Schatzmeister*in und seine*ihre Stellvertreter*in zuständig.

(2) Die Zuständigkeiten des*der Schatzmeister*in und seiner*ihrer Stellvertreter*in umfassen:

• die Führung der Bankkonten der GRÜNEN JUGEND München;

• die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben;

• die Verwaltung aller Vermögenswerte;

• die Aufbewahrung der Belege;

• die Erstellung des Jahresabschlussberichts;

• die Vorbereitung des Haushaltplans;

• die Überwachung aller finanziellen Verpflichtungen;

• alle weiteren finanzrelevanten Aufgaben.

(3) Der*die Schatzmeister*in und seine*ihre Stellvertreter*in erhalten Zugriff auf alle Bankkonten der GRÜNEN JUGEND München. Sie sind alleinig verfügungsberechtigt und unabhängig voneinander zeichnungsberechtigt.

(4) Finanzbeschlüsse ab 25 Euro benötigen die Zustimmung des*der Schatzmeister*in oder seiner*ihrer Vertreter*in. Beschlüsse der Mitgliederversammlung bleiben hiervon unberührt.

§ 3 Kassen-, Buch- und Haushaltsführung

(1) Alle Einnahmen und Ausgaben werden in der Einkommenüberschussrechnung erfasst. Sie müssen durch geeignete Belege dokumentiert werden. Alle Belege müssen eindeutig zuordenbar und lückenlos fortlaufend sein.

(2) Alle Einnahmen und Ausgaben müssen eindeutig einem Geschäftsjahr und einem Haushaltsposten eines Haushaltes zuordenbar sein.

(3) Alle Rücklagen, sowohl der Aufbau als auch die Entnahme, sind in einer Rücklagenaufstellung erfasst. Sie ist dem Jahresabschlussbericht als Anlage hinzuzufügen.

(4) Alle Sachvermögenswerte mit einem Anschaffungswert von über 100 Euro werden in einer Inventaraufstellung erfasst. Sie ist jährlich zu aktualisieren. Sie ist dem Jahresabschlussbericht als Anlage hinzuzufügen.

(5) Für jedes Geschäftsjahr soll ein Haushaltsplan und ein Jahresabschlussbericht erstellt werden. Sie sollen Aufschluss über die Verwendung der Finanzmittel geben. Der Jahresabschlussbericht ist durch den*die Schatzmeister*in und seine*ihrer Stellvertreter*in zu unterschreiben.

(6) Alle Unterlagen sind entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufzubewahren.

§ 4 Rechnungsprüfung

(1) Alle Finanzunterlagen werden mindestens einem*einer Rechnungsprüfer*in auf eine ordnungsgemäße Kassen-, Buch- und Haushaltsführung geprüft.

(2) Die Mitgliederversammlung wählt hierfür zwei Rechnungsprüfer*innen. Jedes Geschäftsjahr wird ein*eine Rechnungsprüfer*in für eine Dauer von zwei Jahren gewählt. Jährlich ist ein*e Rechnungsprüfer*in neu zu wählen. Nicht wählbar für dieses Amt sind Mitglieder des Vorstands, Mitglieder, die im Prüfungszeitraum Teil des Vorstands waren, und Mitarbeiter*innen in der Kreis- und Landesgeschäftsstelle.

(3) Die Rechnungsprüfer*innen erstatten der Jahreshauptversammlung Bericht über die Kassen-, Buch- und Haushaltsführung sowie die finanziellen Angelegenheiten der GRÜNEN JUGEND München. Sie haben jederzeit uneingeschränkt Einsicht in alle Finanzunterlagen der GRÜNEN JUGEND München.

(4) Die Jahreshauptversammlung entscheidet über die finanzielle Entlastung des Vorstands in seiner Gesamtheit, nachdem der Rechnungsprüfbericht vorliegt. Die Entlastung gilt für den gesamten geprüften Rechungszeitraum.

[Alle nachfolgenden Nummerierungen und Verweise sollen im Anschluss hieran folgerichtig angepasst werden.]

[Alle nachfolgenden Erwähnungen des*der "Schatzmeister*in" sollen im Anschluss hieran durch "Schatzmeister*in oder seiner*ihrer Stellvertreter*in" gemäß der Vertretungsregelung der Satzung angepasst werden.]

§ 1 Kostenerstattung

A. Grundsätze

(1) Erstattungen werden ausschließlich auf Antrag gewährt. Der Antrag ist in
Textform mit den bereitgestellten Formularen oder zur Niederschrift bei dem*der
Schatzmeister*in zu stellen. Erstattungen werden nur für Kosten gewährt, die im
Rahmen des von der MV beschlossenen Haushalt liegen. Die*der Schatzmeister*in
prüft Ausgaben und Erstattungsanträge auf ihre Vereinbarkeit mit dem
beschlossenen Haushalt und dieser Finanzordnung.

(2) Für Ausgaben, für die ein physischer Beleg (z. B. Kassenzettel, gedruckte
Quittung) ausgestellt wurde, ist grundsätzlich der Originalbeleg einzureichen.
Digitale Belege (z. B. PDF‑Rechnungen, Online‑Tickets, digitale
Zahlungsbestätigungen) sind in der ursprünglichen digitalen Form einzureichen.
Eine Erstattung auf Grundlage einer Kopie eines physischen Belegs ist nur in
begründeten Ausnahmefällen und mit Zustimmung des*der Schatzmeister*in zulässig.

(3) Kann im Einzelfall kein Beleg vorgelegt werden, entscheidet die*der
Schatzmeister*in nach pflichtgemäßem Ermessen auf Grundlage der vorgelegten
Nachweise über die Anerkennung der Kosten.

(4) Erstattungsanträge ab 250 Euro sind durch den*die Schatzmeister*in zu
zeichnen.

(5) Über begründete Ausnahmen von den Regeln dieser Finanzordnung entscheidet
der Vorstand im Einzelfall.

B. Erstattungsberechtigte Anspruch auf die Erstattung haben folgende
Personengruppen:

a) Teilnehmer*innen an Veranstaltungen der GRÜNEN JUGEND München, sofern sie an
der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mitwirkend sind und das
Höchstalter der GRÜNE JUGEND Bayern nicht überschreiten,

b) Mitglieder der Organe der GRÜNEN JUGEND München (für Fahrtkosten und sonstige
notwendige Auslagen im Rahmen ihres Amtes),

c) geladene Gäste, Referent*innen sowie von der GRÜNEN JUGEND München
ausdrücklich beauftragte Personen (für Fahrtkosten und sonstige notwendige
Auslagen im Rahmen ihres Auftrags).

§ 2 Fristen

1. Alle Abrechnungen sind spätestens drei Monate nach der Veranstaltung bei
   dem*der Schatzmeister*in einzureichen. Ist die Veranstaltung zwischen 16.
   Oktober und 31. Dezember können Kostenerstattungen nur bis 15. Januar des
   folgenden Jahres beantragt werden.

2. Auszahlungen erfolgen ausschließlich in Euro.

3. Verspätet eingegangene Anträge sind zu begründen und sind gesondert bei
   dem*der Schatzmeister*in zu genehmigen. Ein Rechtsanspruch auf Erstattung
   besteht nicht.

4. Unkenntnis dieser Finanzordnung begründet keinen Anspruch auf eine
   Erstattung über die hierin vorgesehenen Regelungen hinaus.

§ 3 Fahrtkostenerstattung

1. Definition: Der Vorstand entscheidet darüber, zu welchen Veranstaltungen
   und in welcher Höhe Fahrtkosten erstattet werden. Der Antrag auf
   Erstattung zu einer Veranstaltung ist spätestens 3 Monate nach der
   Veranstaltung schriftlich beim Vorstand einzureichen. Die Fahrt sollte
   möglichst immer mit Bus/Bahn erfolgen. Generell sollte das jeweils
   günstigste Angebot genutzt werden.

2. Öffentlicher Personalnahverkehr und Regionalverkehr: Im ÖPNV und
   Regionalverkehr werden die jeweils günstigsten verfügbaren Tickets
   erstattet (z. B. Einzelfahrten, Tageskarten, Verbundtickets). Ist für den
   konkreten Zeitraum ein Mehrfahrten- oder Zeitangebot (z. B. Tages-,
   Wochen-, Bayern- oder Deutschlandticket) die günstigste Option, wird
   dieses vollständig erstattet.

3. Fernverkehr: Bei Fahrten mit dem Fernverkehr der Deutschen Bahn werden
   (Super) Sparpreise (Young / Last Minute) vollständig erstattet. Flexpreise
   werden wie folgt erstattet:

a. ohne BahnCard: 50 %

b. mit BahnCard 25: 66,66 %

c. mit BahnCard 50: 100 %.

Sitzplatzreservierungen werden vollständig erstattet. Fahrten mit anderen
Fernverkehrsanbietern (z. B. FlixTrain, FlixBus, Westbahn, ...) werden
erstattet, sofern sie im Vergleich zu anderen verfügbaren Optionen nicht zu
höheren Kosten führen.

Die Benutzung anderer Verkehrsmittel ist schriftlich zu begründen.
Ausnahmeregelungen sind vom Vorstand zu genehmigen. Fahrtkosten können bei
dem*der Schatzmeister*in unter Vorlage des Fahrausweises und der Fahrtrechnung
beantragt werden.

2. Voraussetzungen: Teilnehmer*innen an Veranstaltungen, die nicht mindestens
   5 Tage vor Beginn der Veranstaltung angemeldet waren, haben keinen
   Anspruch auf eine vollständige Erstattung. Ein Rechtsanspruch hierauf
   besteht nicht. Hierüber entscheidet der*die Schatzmeister*in. Eine
   Teilnahme an den Veranstaltungen ist für die Erstattung von Fahrtkosten
   unbedingt erforderlich, über Ausnahmen entscheidet der*die
   Schatzmeister*in.

§4 Erstattung der Verpflegung

Teilnehmer*innen an Veranstaltungen der GRÜNEN JUGEND München bekommen für ihre
Tagungen Verpflegung erstattet, sofern diese nicht gestellt wird. Verpflegung
kann nur abgerechnet werden, sofern sie vegetarisch oder vegan ist.
Voraussetzungen und Beträge richten sich nach denen von Bündnis 90/Die Grünen
Landesverband Bayern.

§5 Finanzbeschlüsse

Finanzbeschlüsse ab 25 € benötigen die Zustimmung des*der Schatzmeister*in.

§6 Aufwandsersatz

(1) Bei Bedarf können Mitglieder des Vorstandes als Aufwandsersatz eine
Erstattung von Verpflegungsaufwand und Sachkosten, die ihnen im Rahmen ihrer
Tätigkeit im Vorstand entstehen, erhalten, insofern die Haushaltslage dies
zulässt.

Die maximale Erstattungshöhe für jedes Vorstandsmitglied darf die Höhe des
gesetzlichen Ehrenamtsfreibetrags nicht übersteigen.

Die Erstattung erfolgt nur gegen Vorlage von Belegen.

(2) Als Sachkosten im Rahmen der Tätigkeit im Vorstand können insbesondere
abgerechnet werden:

• Zeitungsabonnements,

• Material zur thematischen Recherche,

• Büromaterialien,

• Materialien zur thematischen Weiterbildung im Rahmen der Vorstandstätigkeit,

• elektronische Geräte, sofern sie von allen Mitgliedern des Vorstands genutzt
werden können,

• Software, solange der Zugang allen Mitgliedern des Vorstands gewährt wird,

• für die Vorstandsarbeit anfallende Fahrtkosten (z.B. Deutschlandticket).

(3) Die jährliche Gesamthöhe der hier in § 5 genannten Aufwandsersatzzahlungen
für alle Vorstandsmitglieder darf maximal 13 Prozent der Einnahmen des
Vorjahreshaushalts betragen. Das Verhältnis der Auszahlungshöhe unter den
Vorstandsmitgliedern ist Angelegenheit des Vorstands, und bei Bedarf kann es mit
einer 2/3 Mehrheit des Vorstandes geändert werden.

(4) Die Geltendmachung der Aufwandsersatzzahlungen muss spätestens zwei Monate
nach dem Ausscheiden aus dem Vorstandsamt erfolgen, jedoch min. vor dem 15.
Januar des folgenden Jahres.

§ 7 Sonstige Kosten

Alle sonstigen Kosten müssen beim Vorstand beantragt werden, soweit sie nicht
eindeutig aus einen Haushaltsbeschluss hervorgehen.

§ 8 Betreuungskosten

Betreuungskosten können allen Mitgliedern erstattet werden, sofern eine Mitnahme
der zu betreuende Person zum Veranstaltungsort nicht möglich bzw. nicht zumutbar
ist. Dies gilt insbesondere für die Betreuung von Kindern sowie für die
Betreuung und Unterstützung pflegebedürftiger oder auf Betreuung angewiesener
Personen. Die Erstattung von Betreuungskosten kann nach vorheriger Absprache mit
dem*der Schatzmeister*in erfolgen.

§ 9 Spenden

(1) Spenden im Rahmen von Veranstaltungen: für Veranstaltungen der GRÜNEN JUGEND
München, bei denen Verpflegung und/oder Übernachtung angeboten wird, können
Spenden geleistet werden. Die Spenden müssen nicht kostendeckend sein, sondern
lediglich einen Beitrag zur Finanzierung der Veranstaltung darstellen. Der
Vorschlag über die Höhe einer Spende für eine Veranstaltung werden vom
Veranstalter*in der jeweiligen Veranstaltung festgelegt und vom Vorstand
abgesegnet. Die Teilnahmebeiträge basieren auf Freiwilligkeit.

(2) Fördermitgliedsbeiträge: Fördermitgliedsbeiträge sind finanzielle Beiträge,
die von Personen geleistet werden, die als Fördermitglieder der Organisation
geführt werden. Die Beiträge werden in einem von der jeweiligen Person
festgelegten regelmäßigen Turnus erhoben. Eine eindeutige Zuordnung der
geleisteten Beiträge zu den jeweiligen Fördermitgliedern ist sicherzustellen.

(3) Andere Spenden: anlassbezogene Spenden können sowohl in bar als auch per
Überweisung geleistet werden. Bei Barspenden ist sicherzustellen, dass die
jeweiligen Beiträge der betreffende Anlass zugeordnet werden können. Bei
Überweisungen muss eine eindeutige Zuordnung der jeweiligen Beiträge zu den
spendenden Personen gewährleistet sein.

§10 Rechnungsprüfung

(1) Die Mitgliederversammlung wählt zwei Rechnungsprüfer*innen, die die
Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie das Übereinstimmen der Ausgaben mit den
Beschlüssen prüfen. Rechnungsprüfer*innen werden in einem rollierenden System
jeweils für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Jährlich ist ein*e
Rechnungsprüfer*in neu zu wählen. Die Rechnungsprüfer*innen erstatten der
Jahreshauptversammlung Bericht über die finanziellen Angelegenheiten des
Verbandes und haben jederzeit Einsicht in alle Finanzunterlagen der GRÜNEN
JUGEND München. Nicht wählbar für dieses Amt sind Mitglieder des Vorstandes und
Mitarbeiter*innen der Landesgeschäftsstelle.

(2) Die Jahreshauptversammlung entlastet den gesamten Vorstand, nachdem der
Rechnungsprüfungsbericht vorliegt. Die Entlastung gilt für den gesamten
geprüften Rechnungszeitraum.

Schlussbestimmung

Diese Finanzordnung der GRÜNEN JUGEND München tritt am Tage ihrer
Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung am 15.09.2026 in Kraft und
ersetzt die bisherige Finanzordnung vom 18.09.2024. Sie kann nur mit absoluter
Mehrheit der Mitgliederversammlung geändert werden.